Tre personer står bredvid varandra

Anna-Kristina Jönsson, Kristina Österberg och Anders Thalin

Högintensivt förbättringsarbete på ögonmottagningen

Intensivt arbete med fokus på att lära, testa, studera och genomföra. Så beskrivs metoden förkortad HIFA. Att förbättra med fokus på kundens behov. Alla ska med på tåget. Det innebär att arbetet kommer att leda till ett ändrat sätt att jobba, inklusive förändringar av både beteenden och kultur på arbetsplatsen i fråga. På ögonmottagningen på Östersunds sjukhus har man testat HIFA i skarpt läge.

Här har man processat patientflödet med allt vad det innebär av kötider och återbesök för gruppen glaucompatienter. Att man valt att fokusera på just dessa beror på att den gruppen är stor, faktiskt flera tusen personer stor. Mottagningen har tidigare haft väldigt stora problem med långa väntetider, något som i olyckliga fall kan leda till vårdskador. Men nu är siffrorna glädjande, så här i projektets slutfas. I augusti 2017 hade 720 personer med glaukom inte fått återbesök i tid. 513 av dessa skulle träffa en sjuksköterska och 207 väntade på återbesök hos läkare. Efter avslutad HIFA i mars 2018 hade 117 personer inte fått sina återbesök i tid, samtliga väntade på att få träffa läkare. Alla får komma på återbesök enligt medicinsk prioritering till sjuksköterska.

Många förbättringar gjorda

En rad andra förbättringar har också genomförts under arbetets gång. Några exempel på det är hemsidan, där man nu kan hitta läsning i stil med Min glaukombok. Till hösten startar troligen glaukomskolan igen. Telefontiden har utökats, skyltningen på mottagningen är ny och numera finns även en resursperson på plats för att bland annat kunna boka sjukresor och svara på allmänna frågor.

Fem personer står bredvid varandra

Lina Gabrielsson, Lena Lindholm, Lina Månsson, Tony Lötebo-Lubell och Erik Prinsback

Delaktighet ett nyckelord

Lena Lindholm, biträdande enhetschef på ögonmottagningen, lyfter vikten av delaktighet. Det kan handla om att samtliga yrkesgrupper får möjlighet att delge sina perspektiv på problem och förslag på lösning. Men även patienternas möjlighet att få vara delaktiga i att utveckla sin egen vård.

Erik Prinsback, ST-läkare;

- Jag tror att det är större chans att det blir genomslag på det vi gör, om vi är många som är delaktiga och kan ge våra olika synvinklar. Då får vi också olika perspektiv på saker som vi kanske annars hade missat, till exempel patienternas åsikter.

Alla bollar upp i luften

HIFA-metoden förutsätter vissa saker; deltagarna förväntas vara respektlösa gällande idéer men absolut respektfulla gentemot varandra. Alla bollar upp i luften, brainstorming. För att metoden ska ge bästa möjliga utfall får inga förarbetade lösningar på eventuella problem finnas med från start. Dolda agendor och heliga kor är också portade. Deltagarna har träffats vid sju tillfällen, och däremellan arbetat i förbättringsgrupper på ögonmottagningen. De idéer som kommit fram har testats ute på arbetsplatsen, och på den avslutande träffen presenterades alla de förbättringar som genomförts.

Tony Lötebo-Lubell, sjuksköterska;

- Det är ett jättestort jobb som vi har gjort nu. Och ett väldigt viktigt jobb. Dels för våra patienter, men även för vår egen arbetsmiljö. Två saker som går hand i hand.

Tony Lötebo-Lubell berättar om delprojektet RAK, som kommit fram i och med HIFA-jobbet. RAK är en förkortning för Rätt Använd Kompetens, och går ut på att läkaren får göra det som läkaren är duktig på, sjuksköterskan det som den är bäst på och så vidare.

Ökad förståelse

Lina Gabrielsson och Lina Månsson, båda medicinska sekreterare, slår fast att det varit nyttigt att få lära sig vad alla olika yrkesgrupper inom mottagningen gör, det har givit dem en ökad förståelse och hjälpt dem att se hela sammanhanget. Samma sak omvänt, så har övrig personal nu en helt annan koll på det arbete som sekreterarna utför. Om man ska slänga sig med ett väl använt begrepp, så är dom trots allt något av spindlarna i nätet.

- Framöver ska vi sträva efter att våra patienter ska få en ny tid vid av- eller ombokning och inte som tidigare hamna tillbaka på väntelistan, säger Lina Månsson, och kollegan Lina Gabrielsson fyller på;

- Vi kommer också att jobba mot att det ska bli färre journalanteckningar per besök. Patienten ska kunna bedömas direkt, så att inte journalen går till en läkare som i sin tur ska göra en bedömning utifrån ett sköterskebesök. Vi vill också kunna ge patienten ett besked direkt på plats när det är dags för återbesök, och inte skicka beskedet via brev hem.

Skala bort onödigheter

Erik Prinsback lyfter fram att man gjort ett stort arbete i att noggrant och i detalj gå igenom allt det man faktiskt gör på mottagningen, för att kunna analysera och eventuellt skala bort delar som man aldrig annars skulle insett var onödiga. Ett sådant uppdagat exempel är att man tidigare skickat väldigt mycket papper fram och tillbaka mellan ögonläkaren och ögonsjuksköterskan. Något som gjort att bedömningar blivit liggande onödigt länge. Nu kommer detta att ske i ett tidigare led, där sköterskan bedömer med stöd av läkaren. Lena Lindholm framhåller att hon och hennes medarbetare framöver vill nå fram till en punkt där deras patienter både får känna sig delaktiga i sin egen vård, och även vara välinformerade.

Tvärprofessionellt arbete

På ögonmottagningen har man verkligen jobbat tvärprofessionellt. Här har representanter från alla yrkesgrupper deltagit; läkare, medicinska sekreterare, sjuksköterskor, undersköterskor, synpedagoger, chefer, verksamhetsutvecklare och inte minst patienter.

Ur ett patientperspektiv

Från patientsidan fanns Anders Thalin, Kristina Österberg och Anna-Kristina Jönsson på plats. Dom fick fundera på frågan om hur det varit att delta i projektet.

- Det har varit jätteintressant att se hur mycket som har hänt under det här halvåret, säger Anna-Kristina Jönsson, som är medlem i Glaucomföreningen i länet och därmed ansåg det vara en självklar sak att tacka ja. Något hon heller aldrig ångrat.

- Jag tyckte att det skulle bli både intressant och spännande, och jag hoppades kunna bidra med någonting i processen, berättar Kristina Österberg som även hon är medlem i Glaucomföreningen.

Anders Thalin fyller på;

- Nu när vi gått i mål med projektet tycker i alla fall jag att rutinerna på mottagningen känns mer strukturerade idag än tidigare.

Alla tre bekräftar att deras synpunkter tagits på allvar i arbetet under processens gång.

Pär Byenfeldt, områdeschef, uppmanade deltagarna att känna stolthet över det dom gjort;

- Jag vill gratulera till ett proffsigt och tvärprofessionellt arbete. Det som är bra för våra patienter är bra för personalen.

En man står vid ett högt vitt bord

Pär Byenfeldt

Viktig insikt

En viktig insikt som arbetet med HIFA givit deltagarna är att alla yrkesgrupper ska samarbeta, och få en förståelse för varandra. Det kommer att spegla av sig på både arbetsmiljön och på själva arbetsplatsen. Det ska vara självklart att tänka in alla andra yrkesgrupper. Vad kan dom bidra med, och vad kan jag själv bidra med för att det ska bli bättre för oss alla på jobbet? Personalen har fått lära sig ett sätt att jobba systematiskt med förändringar, något man kommer att ha glädje av i många delar av sin verksamhet.

Text & Foto: Lena Manneby

3 av 3 gillar detta

REGION JÄMTLAND HÄRJEDALEN

Postadress: Box 654, 831 27 Östersund
Fakturaadress: Box 910, 831 29 Östersund
E-post: region@regionjh.se Telefon: 063-14 75 00 (växel)