Elektronisk handel

Region Jämtland Härjedalen följer den öppna standard för elektronisk handel som finns på marknaden och som allmänt används inom svensk offentlig sektor idag.

SFTI:s rekommenderade standarder omfattar hela e-handelsflödet, från beställning till fakturering, och bidrar till en helt elektronisk inköpsprocess.

Bakom SFTI (Single Face To Industry) står Myndigheten för digital förvaltning (Digg), Kammarkollegiet, Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) och Upphandlingsmyndigheten.

Region Jämtland Härjedalen kan sätta upp e-handel mot både små och stora leverantörer och på flera olika sätt. Allt från att ta in en prislista i excelformat och göra den köpbar till att sätta upp full PEPPOL-handel.

Elektronisk handel är strategiskt viktigt för regionen för att effektivisera både den egna handelsprocessen men även skapa rationella rutiner för leverantörerna.

Om både köpare och leverantör använder SFTI:s standarder reduceras antalet tekniska frågeställningar som de behöver vara överens om.

För mer information om SFTI och de olika affärsprocesserna om PEPPOL på Om digitala inköp | SFTI | SKR Länk till annan webbplats.

Regionen använder ekonomisystemet Raindance, e-handelsplattformen Marknadsplatsen och regionen är ansluten till accesspunkten i PEPPOL-infrastrukturen.

Regionen köper in varor på ett flertal olika sätt. Enheter beställer varor direkt till sina verksamheter eller genom samtransport från leverantör till en central leveransplats för vidaredistribution ut till verksamheterna. Regionen driver ett centralförråd i egen regi som i sin tur köper in lagervaror för internförsäljning, vilket gör att flera olika inköpssätt kan parallellt förekomma.

SFTI-standarden täcker olika affärsprocesser och affärsscenarier och för att möjliggöra det effektiva ehandelsflödet regionen önskar, behöver en leverantör minst kunna;

• generera prislista/katalog i format peppol eller excel-prislista
• ta emot peppolorder eller mailorder (pdf)
• skicka ordersvar, peppol eller manuellt mailar beställare
• leveransavisering (är ett önskvärt scenario
• betalning med affärstransaktion e-faktura
  

Regionen använder principen om att var och en står för sina egna kostnader för uppsättning av e-handel vilket innebär att avsändaren ansvarar för att skapa ett meddelande och för att skicka det på överenskommet sätt. På motsvarande sätt ansvarar mottagaren för att kunna ta emot och hantera det överenskomna meddelandet.
Regionen står för de kostnader som är knutna till sin del av e-handeln.

Elektronisk handel enligt scenario PEPPOL

Regionen är ansluten till accesspunkten i PEPPOL-infrastrukturen och kan hantera följande meddelanden.

• Peppol BIS Catalogue Without Response 3
• Peppol BIS Ordering 3
• Peppol BIS Despatch Advice 3
• Peppol BIS Billing 3

Elektronisk handel med prislista i Microsoft Excel-format

Regionen kan ta in artiklar via in en prislista i Microsoft Excel-format.
Prislistan blir köpbar i regionens beställningssystem och order skickas till leverantören med e-post.

Vid sortiments- eller prisförändringar skickas ny prislista enligt samma mall.
Leverantören ska skicka orderbekräftelse via mail tillbaka till beställaren via den
e-postadress finns angiven på ordern.

Om kommunikation via e-post är aktuellt, ska leverantören kunna ange en central och icke personbunden e-postadress.

Elektronisk handel genom Punch-out

Leverantören kan tillsammans med regionen sätta upp en integration mellan leverantörens webbutik och regionens inköpsmodul baserad på OCI 4.0 eller PEPPOL.
Regionen förbehåller sig rätten att styra sortimentet.

Administrativa och kommersiella förutsättningar för e-handel med Region Jämtland Härjedalen

Kontaktperson för ehandel ska finnas hos leverantören.
Kontaktperson för sortiments-/artikelfrågor ska finnas hos leverantören.

Vid kommunikation ska alltid regionens ordernummer användas.

• Prislistor ska visa de avtalade nettopriserna.
• Beställningsdagens pris enligt fastställd och av Regionen godkänd prislista ska faktureras.
• Order och faktura ska ha 1:1 förhållande avseende enhetsbegrepp etcetera.
• Ny prislista ska lämnas in vid förändring av sortiment, eventuell prisjustering och restnotering. Ny prislista ska godkännas av regionen innan den aktiveras för köp.
• Ersättningsprislistor ska referera till föregående prislista och aktuellt avtalsnummer/överenskommelse. Leverantören ska kunna skicka ny ersättningsprislista under hela avtalsperioden.
• Originlaprislista ska kunna begäras under hela avtalsperioden.
• Prislistan ska innehålla:
  Enkel excelprislista - minimum de fyra första punkterna i fet stil.
  • artikelnummer,
  • benämning (produktens namn och beskrivning),
  • pris,
  • enhet,
  • antal i förpackning, i förekommande fall,
  • leverantör,
  • bild på produkt som är aktuell och relevant,
  • varumärke (från leverantör som saluför produkten),
  • produktgrupp,
  • jämförpris, i förekommande fall,
  • förpackningsstorlek, i förekommande fall,
  • ledtid.

Övriga exempel på märkningar/information som kan vara aktuella är nettoprismärkningar, sökord, relaterade produkter, lagervara, produktklassificeringskod, miljömärkning och liknande märkningar.

• Prislistor ska innehålla det sortiment som är överenskommet.
• Om prislistan innefattar ett övrigt sortiment utöver avtalat/överenskommet sortiment, ska det framgå vilka av prislistans artiklar som utgör avtalat/överenskommet sortiment respektive övrigt sortiment, vilket anges genom uppgift om pristyp eller på annat sätt.
• Regionen kan begära att ett avtal ska ha två/flera prislistor beroende på upphandlat sortiment, leveranplats eller inköpssätt.
• Region Jämtland Härjedalen förbehåller sig rätten att styra produktgrupper/artiklar under övrigt sortiment. Avtal eller överenskommelser på övrigt sortiment kan exkludera produkter/artiklar som har tilldelats respektive tilldelas en annan leverantör genom separat upphandling samt produkter som Region Jämtland Härjedalen inte anser tillhöra upphandlingsuppdraget.
• Det ska tydligt framgå vilket avtal/överenskommelse prislistan är kopplad till genom att Regionens diarie- eller prislistenummer anges i avsedd tagg.
• Följesedel på paket ska vara tydligt uppmärkt med beställarens uppgifter.
• Om leveransplats förekommer i order ska både godsmottagare och leveransplats finnas på etiketten.
• Frakt- och småroderavgifter etcetera får ej tas ut utan överenskommelse.
• Fakturor ska specificeras med beställningens ordernummer i avsedd tagg.
• Vid delleverans, ska det alltd vara 1:1 förhållande.
• Frakt får ej tas ut vid delleverans.
• Faktura får skickas först efter fullgjord leverans.
• Köparens betalning av faktura utgör inte godkännande av Leverans.
• Vid kreditering av en order ska ska alltid ordernummer framgå på fakturan, finns information om fakturareferens, ska även denna framgå på krediteringen.

I samband med avtalets/överenskommelsens tecknande beslutas om vilken elektronisk kommunikation som ska användas och vilka förutsättningar som ska gälla.

Om leverantören har möjlighet att erbjuda fler än ett av de respektive format för elektronisk kommunikation som beskrivs ovan förbehåller sig Region Jämtland Härjedalen rätten att bestämma vilken kommunikation som slutligen ska tillämpas. Region Jämtland Härjedalen förordar att PEPPOL-flöden används i samtliga moment som standard.